Datenschutzerklärung für Rekrutierungen

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung dient dem Zweck, zu erläutern, wie wir, Gunnebo, persönliche Daten über unsere Stellenbewerber handhaben, und die Rechte zu erläutern, die Bewerber im Rahmen der Datenschutzgesetze haben. In dieser Erklärung bezeichnen wir diese Art von Informationen als „Bewerbungsdaten".

Diese Datenschutzerklärung gilt für Bewerbungen, die über Karriereseiten, LinkedIn, Gunnebos Website oder Intranet eingereicht werden, sowie für Bewerbungen, die über Dritte wie Personalagenturen oder Stellenbörsen eingereicht werden. Darüber hinaus gilt sie für Bewerbungen, die auf anderen Wegen wie per Post und E-Mail eingereicht werden.

Eine Erläuterung der in dieser Richtlinie definierten Begriffe entnehmen Sie bitte dem nachstehenden Glossar.

2. Übersicht: die 10 Datenschutzgrundsätze von Gunnebo

Gunnebo beachtet die 10 Datenschutzgrundsätze von Gunnebo in Bezug auf Bewerbungsdaten.

1. Fairness und Transparenz: Bewerber müssen darüber informiert werden, wie Gunnebo ihre Bewerbungsdaten verarbeitet.
2. Rechtmäßige Verarbeitung: Es muss sichergestellt werden, dass wir stets einen guten, rechtmäßigen Grund für die Verarbeitung von Bewerbungsdaten haben.
3. Zweckbindung: Bewerbungsdaten dürfen nur für einen konkreten geschäftlichen Bedarf von Gunnebo erfasst werden. Wenn wir die Bewerbungsdaten zu einem neuen Zweck wiederverwenden wollen, müssen wir sicherstellen, dass die Zwecke vereinbar sind.
4. Datensparsamkeit: Es dürfen nur so viele Bewerbungsdaten verarbeitet werden, wie es für uns erforderlich ist, und keine darüber hinausgehenden.
5. Richtigkeit: Bewerbungsdaten müssen so gepflegt werden, dass sie richtig, vollständig und auf dem neuesten Stand sind.
6. Aufbewahrung: Bewerbungsdaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie wir sie benötigen. Wenn wir die Bewerbungsdaten nicht mehr benötigen, müssen wir sie löschen oder anonymisieren.
7. Sicherheit: Gunnebos Bewerbungsdaten müssen vor Verlust oder Diebstahl geschützt werden. Es muss sichergestellt werden, dass auch unsere Dienstanbieter unsere Bewerbungsdaten schützen.
8. Individualrechte: Bewerbern muss das Recht eingeräumt werden, auf ihre Bewerbungsdaten zuzugreifen, sie zu berichtigen oder zu löschen, sowie das Recht, der Nutzung ihrer Bewerbungsdaten zu bestimmten Zwecken zu widersprechen.
9. Übertragung von Bewerbungsdaten: Es müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, bevor Bewerbungsdaten an Empfänger außerhalb Europas versendet werden.
10. Verantwortung: Gunnebo wird Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass unsere Verarbeitung von Bewerbungsdaten diesen 10 Datenschutzgrundsätzen entspricht.

3. Welche Bewerbungsdaten erfasst Gunnebo?

Gunnebo erfasst im Rekrutierungsverfahren generell nur Bewerbungsdaten, die erforderlich sind, um Sie für die Stelle, um die Sie sich beworben haben, zu evaluieren. Dazu können die folgenden Kategorien gehören:

• Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, um auf Karriereseiten ein Konto („Profil") einzurichten, wie Ihre E-Mail-Adresse;
• Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, um sich auf eine offene Stelle bei Gunnebo zu bewerben, um uns mitzuteilen, wer Sie sind, und ein Bild von Ihren Fähigkeiten und Ihrer Eignung für bestimmte Positionen zu geben wie Name, Kontaktdaten, Nationalität, fachliche Qualifikationen, bisheriger beruflicher Werdegang, persönliche Interessen, Erfahrungen und eine Kopie Ihres Lebenslaufs;
• Informationen, die von Gunnebo infolge des Rekrutierungsverfahrens erfasst werden, wie Ihre Leistung in Assessment Centers, Vorstellungsgesprächen oder in anderen Evaluierungen und von Ihren Empfehlungsgebern zur Verfügung gestellte Informationen; und
• Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Website, zum Beispiel Ihre IP-Adresse. Diese Informationen können mit Hilfe von Cookie-Technologie erfasst werden. Weitere Informationen über Gunnebos Nutzung von Cookies finden Sie in unserer Website-Datenschutzrichtlinie. 

Persönliche Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder medizinische Informationen werden nur dort eingeholt, wo dies durch die örtlichen Gesetze erlaubt ist. 

Wir werden jeweils angeben, ob die Informationen, um die wir gebeten haben, obligatorisch oder optional sind.

4. Was wird Gunnebo mit Ihren Bewerbungsdaten tun?

Zu den Hauptzwecken, zu denen wir Bewerbungsdaten nutzen, gehören die folgenden:

• Unterstützung und Verarbeitung Ihrer Bewerbung, zum Beispiel, um Ihre Fähigkeit, die Tätigkeitsanforderungen zu erfüllen, bewerten zu können, um Bewerber in die engere Wahl zu ziehen und um Referenzen und fachliche Qualifikationen zu verifizieren, die von diesen Bewerbern angegeben wurden;
• Verbesserung unseres Bewerbungsverfahrens, zum Beispiel, um sicherzustellen, dass unsere Website, unser Intranet und unser Karriereseiten-Portal benutzerfreundlich sind und geeignete und hilfreiche Informationen enthalten; und
• [Sicherstellung der Einhaltung unseres Verhaltenskodex, zum Beispiel, um sicherzustellen, dass wir unseren Werten gerecht werden, insbesondere zwecks Gleichstellungs-Monitoring.]
  
  Wir können die von Ihnen während des Rekrutierungsverfahrens zur Verfügung gestellten Bewerbungsdaten verifizieren und/oder persönliche Daten über Sie von anderen Quellen als Ihnen selbst einholen, um unsere Bewerberüberprüfungen zu erleichtern. Dazu kann die Überprüfung von Qualifikationen, Direktorenpositionen und Ihrer Finanzgeschichte (z. B. Insolvenz) gehören und ob Sie vorbestraft sind. Wenn dies geschieht:

• wird Ihnen im Voraus mitgeteilt, welche Aspekte Ihrer Bewerbungsdaten überprüft werden, einschließlich einer Erläuterung, wie die Bewerberüberprüfungen durchgeführt werden; und
• werden Informationen über strafrechtliche Verurteilungen (sofern eingeholt) oder medizinische Informationen nur durch offizielle autorisierte Quellen und im Einklang mit geltendem Recht eingeholt.
  
  Darüber hinaus kann es sein, dass wir dort, wo es für die Rolle, auf die Sie sich beworben haben, erforderlich und angemessen ist, von Ihnen verlangen, sich Drogen- und Alkoholtests zu unterziehen, bevor Sie Ihre Beschäftigung bei uns beginnen.
  
  WICHTIG: Wenn Sie angeben, dass Sie nicht das Recht haben, in dem Land, in dem Sie sich um eine Stelle bewerben, zu arbeiten, sortiert das System Ihre Bewerbung automatisch aus und sie wird nicht von Gunnebo geprüft. Falls Sie uns jedoch Ihre Umstände erläutern möchten, kontaktieren Sie uns bitte mit Hilfe der Kontaktdaten, die nachstehend in Absatz 9 ausgeführt sind.
  
  Gunnebo wird Ihre Bewerbungsdaten nur dort verarbeiten, wo wir eine rechtliche Grundlage dafür haben. Gunnebos Verarbeitung von Bewerbungsdaten erfolgt generell, weil sie für uns notwendig ist, um über das Eingehen eines Beschäftigungsvertrags mit Ihnen entscheiden zu können. Darüber hinaus kann die Verarbeitung gewisser Daten auf Ihrer Einwilligung basieren (die zurückzuziehen Sie berechtigt sind) oder auf ihrer Notwendigkeit, um eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen oder uns zu ermöglichen, unseren berechtigten Geschäftsinteressen nachzugehen (zum Beispiel dort, wo sie notwendig ist, um unsere Bewerber in ausreichendem Maß zu verstehen, um einen effektiven Rekrutierungsservice zu erbringen).

5. An wen werden Ihre Bewerbungsdaten preisgegeben?

a.       Innerhalb von Gunnebo

Gunnebo beschränkt den Zugriff auf Bewerbungsdaten auf Personen innerhalb von Gunnebo, die diese Informationen „kennen müssen". So werden zum Beispiel bestimmte Personen bei Gunnebo Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten haben, um Ihre Stellenbewerbung zu verarbeiten und den Rekrutierungszyklus zu verwalten.

b.      Außerhalb von Gunnebo

Gunnebo gibt Bewerbungsdaten an autorisierte Drittanbieter von Diensten weiter, um die Rekrutierung durchzuführen und zu verwalten. So können wir zum Beispiel Ihre persönlichen Informationen an diese Dienstanbieter weitergeben, um Ihre Bewerbung und die Informationen, die Sie Gunnebo zur Verfügung gestellt haben, zu überprüfen. Dies schließt die Verifizierung akademischer und fachlicher Qualifikationen ein.

Im Allgemeinen wird Gunnebo Ihre Bewerbungsdaten nur an Dritte außerhalb von Gunnebo und seine Lieferanten weitergeben:

• wenn dies laut Gesetz erforderlich ist;
• auf eine berechtigte Bitte um Unterstützung seitens der Polizei oder einer anderen Rechtsvollzugsbehörde hin;
• um rechtlichen Rat von Gunnebos externen Rechtsanwälten oder in Verbindung mit Rechtsstreitigkeiten mit Dritten einzuholen.

6. Wie lange wird Gunnebo Ihre Bewerbungsdaten aufbewahren?

Wir bewahren Ihre Bewerbungsdaten im Einklang mit unseren internen Aufbewahrungsrichtlinien und -verfahren auf. Typischerweise werden, wenn Ihre Bewerbung bei uns keinen Erfolg hat (oder wenn Sie die Stelle ablehnen), Ihre Bewerbungsdaten üblicherweise innerhalb von [6-18 Monaten] (abhängig von der Gesetzgebung) vernichtet, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und um Sie erneut kontaktieren zu können, wenn sich eine andere geeignete Stelle ergibt. Wenn Sie weitere Informationen über unsere Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsdaten möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

Wenn Ihre Bewerbung bei uns Erfolg hat und Sie eine Beschäftigung bei Gunnebo eingehen, werden wir Ihre persönlichen Daten gemäß unseren internen Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung von Daten aufbewahren. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie Ihre Arbeit aufnehmen.

7. Wo speichert Gunnebo Ihre Bewerbungsdaten?

Bewerber sollten sich bewusst sein, dass ihre Bewerbungsdaten an einen Ort außerhalb ihres Wohnsitzlandes übertragen und dort gespeichert werden können, der möglicherweise weniger strenge Datenschutzgesetze als ihr Wohnsitzland oder keine Datenschutzgesetze hat. Sie können auch von Mitarbeitern verarbeitet werden, die außerhalb ihres Wohnsitzlandes arbeiten und für uns oder einen unserer Lieferanten tätig sind, zum Beispiel in der Erbringung von Supportdienstleistungen.

Wann immer wir Ihre Bewerbungsdaten in ein Land außerhalb Ihres Wohnsitzlandes übertragen, werden wir gesetzlich vorgeschriebene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, um Ihre Bewerbungsdaten zu schützen, und um sicherzustellen, dass sie sicher und im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung behandelt werden. Wenn Sie sich innerhalb des EWR oder Großbritanniens befinden, können Sie uns kontaktieren, um eine Kopie der Sicherheitsvorkehrungen zu erhalten, die wir getroffen haben, um Ihre Bewerbungsdaten und Datenschutzrechte unter diesen Umständen zu schützen.

8. Ausübung Ihrer Rechte

Möglicherweise haben Sie das Recht, Zugriff auf die Bewerbungsdaten, die bei Gunnebo über Sie vorliegen, deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Außerdem kann es sein, dass Sie das Recht haben, bestimmten Arten der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten zu widersprechen oder sie einzuschränken und eine maschinenlesbare Kopie der Bewerbungsdaten zu erhalten, die Sie Gunnebo zur Verfügung gestellt haben. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Kontaktdaten in Ihrem Onlinekonto-Profil aktualisieren können.

Bitten um Ausübung eines dieser Rechte werden von Gunnebo im Einzelfall bewertet. Es kann Umstände geben, in denen wir aufgrund der Gesetze in Ihrem Rechtsprechungsgebiet oder aufgrund von maßgeblichen in Datenschutzgesetzen vorgesehenen rechtlichen Ausnahmen nicht gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Bitte zu erfüllen.

9. Kontaktieren Sie uns

Bitte kontaktieren Sie die Rechtsabteilung von Gunnebo unter privacy@gunnebo.com wenn Sie mehr über Angelegenheiten im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung erfahren oder Ihre vorstehend in Absatz 8 beschriebenen Rechte ausüben möchten.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Art und Weise haben, in der Gunnebo Ihre Bewerbungsdaten behandelt hat, haben Sie das Recht, sich bei Ihrer Datenschutzbehörde zu beschweren. Wir ermutigen Sie jedoch, sich, wenn Sie Bedenken haben, diesbezüglich zunächst einmal an Gunnebo zu wenden. 

Zuletzt aktualisiert am 05.02.2018

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